ERP Success Stories

Ein ERP-System erfolgreich einzuführen, bedeutet monatelange Projektarbeit mit zahlreichen Möglichkeiten, falsch abzubiegen. Lesen Sie die Erfolgsgeschichten unserer zufriedenen Kunden aus unterschiedlichen Branchen.

Bilosa Handels GmbH, Innsbruck

Durchgängige Prozessoptimierung mit der Lösungswelt von GSD Software®

Die Bilosa Handels GmbH setzt für eine durchgängige Ablaufoptimierung auf die flexible, integrierte Komplettlösung von GSD Software®. Mit Hilfe der GSD Lösung können Geschäftsprozesse transparenter dargestellt und effizienter bearbeitet werden.

Das Unternehmen:

Die Firma Bilosa Handels GmbH bietet hochwertige optische Produkte wie Kontaktlinsen, Pflegemittel, Kosmetik, Zubehör, Schießbrillen und optische Geräte für den Fachhandel. Das Unternehmen besteht seit 1977 und betreut als Großhändler alle 2000 Optiker und Augenärzte in Österreich, mit dem Ziel, den Wirkungsbereich auf Deutschland und Norditalien zu erweitern.

Die Herausforderung:

Umfassenden Artikelstamm soweit wie möglich reduzieren. Artikel im eigenen Haus neu anlegen. Den bestehenden Webshop mit der Warenwirtschaft verknüpfen. Web-Aufträge direkt im ERP erfassen.

Die Entscheidung für GSD Software®:

Die hohe Flexibilität der Software von GSD überzeugte bei der Präsentation. Das perfekte Zusammenspiel der vier Kernprodukte des Softwareherstellers aus Oberfranken ermöglicht deutlich effizienteres Arbeiten.

Fazit und Ausblick:

Hervorragende und professionelle Betreuung durch GSD Software® bildet die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit von Bilosa und GSD. Die Umstrukturierung der Geschäftsprozesse wurde mit Hilfe der GSD Komplettlösung vollständig umgesetzt.

Bilosa – „simplicity in vision“

Das 1977 gegründete Unternehmen Bilosa Handels GmbH vertreibt hochwertige optische Produkte wie Kontaktlinsen, Pflegemittel, Kosmetik, Zubehör, Schießbrillen und optische Geräte für den Fachhandel als Großhändler an alle ca. 2000 Optiker und Augenärzte in Österreich. Auch auf Deutschland und Norditalien soll das Vertriebsgebiet in den nächsten Jahren ausgeweitet werden.

Vor dem Projekt: Unmengen von Artikeln und viele Insellösungen

Vor der Einführung der GSD Lösung wurde jede Merkmalskombination mit einer Artikelnummer versehen. Hierdurch entstand eine enorm hohe Anzahl an Artikeln im System. Die große Herausforderung bestand darin, diesen über 100.000 Artikel umfassenden Artikelstamm so weit wie möglich zu reduzieren. Dafür sollten verschiedene Kontaktlinsen-Merkmale einschließlich unterschiedlicher Ausprägungen definiert werden. Daneben war für die Firma Bilosa eine Neuanlage von Artikeln im eigenen Haus nicht möglich. Aufgrund der Struktur konnte auch der eigene Webshop nicht mit der Warenwirtschaft verknüpft werden und OnlineBestellungen somit nicht direkt im ERP erfasst werden. Mit dem Einsatz der GSD Komplettlösung sollten diese Herausforderungen schnellst- und bestmöglich behoben werden. Eine neue, komplett integrierte Systemlandschaft war das Ziel.

„Durch das Zusammenspiel der GSD Lösungen ist es möglich, Preise und Rabattvereinbarungen einfach einzusehen und zu pflegen.“

Andrea Paulweber

Geschäftsführerin, Bilosa Handels GmbH

Nach dem Projekt: Optimierter Prozessfluss mit der GSD Komplettlösung

Mit dem Einsatz der GSD Lösungen ERPframe, DOCUframe, DATAframe und FIBUframe konnten bestehende Unternehmensprozesse deutlich effizienter und transparenter gestaltet werden. Der Artikelstamm an Kontaktlinsen wurde von über 100.000 Artikeln auf weniger als 500 Artikel reduziert. Eine exakte Chargen-Rückverfolgung jeder Kontaktlinsenbox wird nun mit Hilfe einer Einzelchargen-Verwaltung realisiert. Durch das Zusammenspiel der GSD Lösungen ist es möglich, Preise und Rabattvereinbarungen einfach einzusehen und zu pflegen. Kommissionierungen via Barcode-Scanner und automatische Übermittlung von Bestellungen (EDI) an die wichtigsten Lieferanten helfen dabei, den Bestellprozess zu optimieren. Gleichzeitige Archivierung sämtlicher Dokumente via DOCUframe minimiert den Papieraufwand und spart Arbeitszeit.

Verschiedene Verwaltungskriterien können in ERPframe definiert und angewendet werden. So werden jetzt 15 Kontaktlinsenmerkmale im Artikelstamm sowie im Lagerbestand aufgeführt. Mehrere Produktlinien mit unterschiedlicher Preisgestaltung und Bezeichnungen werden jeweils über eine Artikelnummer administriert. So kann beispielsweise nach dem Mindesthaltbarkeitsdatum einer Kontaktlinsenpackung gesucht und gefiltert werden.

Um eine durchgängige Bestellabwicklung zu ermöglichen, haben die zuständigen GSD Mitarbeiter den bestehenden Webshop mit der ERPframe Warenwirtschaft verknüpft. Bestellungen über den Webshop werden somit ebenfalls direkt in ERPframe erfasst und in DOCUframe revisionssicher archiviert.

„Die zuständigen GSD Mitarbeiter bearbeiten anstehende Fälle
professionell und prompt“

Andrea Paulweber

Geschäftsführerin, Bilosa Handels GmbH

Fazit: eine funktionierende, einheitliche Softwarelandschaft und kompetente Betreuung durch GSD Software®

Seit 15.04.2013 arbeitet die Bilosa Handels GmbH dank dem flexiblen Lösungsportfolio von GSD Software deutlich effizienter. Die GSD Lösungen DOCUframe für Dokumentenmanagement, ERPframe für Produktionsplanung und Warenwirtschaft, DATAframe für Reporting und Controlling und FIBUframe für die Finanzbuchhaltung ergänzen sich ideal und sorgen dafür, dass bei der Firma Bilosa deutlich schneller und effizienter gearbeitet werden kann. Durch die genaue Nachvollziehbarkeit der gesamten Prozesskette von Bestellung über Wareneingang bis Warenausgang und Gutschrift sowie die Transparenz über die Losnummern behält die Bilosa Handels GmbH stets den Überblick über den Warenfluss.

Mit der integrierten, flexiblen Entwicklungsumgebung sind Änderungen zu 100% releasefähig. Das System bleibt somit immer auf dem aktuellen Stand. Eventuell auftretende Fehler werden schnellstmöglich von den GSD Mitarbeitern behoben – individuelle Anpassungen kurzer Hand vorgenommen. Es sei eine solide Basis für eine verlässliche Kooperation mit GSD geschaffen worden. „Die zuständigen GSD Mitarbeiter bearbeiten anstehende Fälle professionell und prompt“, erklärt Geschäftsführerin Andrea Paulweber. Gezielte und schnelle Abwicklung von Anfragen und Wünschen bilden die Grundlage für die hervorragende Zusammenarbeit von Bilosa und GSD Software.

Ausblick in die Zukunft

Die nächsten Schritte bestehen darin, die Telefonanlage mit ERPframe zu verknüpfen und die eigene Webseite von GSD Software entwickeln zu lassen. Diese soll, um die Wartung zu vereinfachen, ebenfalls mit ERPframe verknüpft werden.

Maintal Konfitüren GmbH, Haßfurth

Transparente Warenflüsse in der Lebensmittelbranche!

Der fränkische Konfitüren-Hersteller Maintal setzt in Sachen Produktion und Warenwirtschaft auf die branchenorientierte ERP-Lösung der Firma GSD. Die GSD Lösung ERPframe® gewährleistet mittels Funktionen zur Chargenrückverfolgung und zur Prüfung von Rohstoffchargen hohe Transparenz über die Warenwirtschaft. Entnahme-Strategien gemäß Mindesthaltbarkeitsdatum und Lagerungsort optimieren die Lagerwirtschaft. Auch dieProduktionsplanung kommt nicht zu kurz: Durch eine visuelle Wochenübersicht der Produktionsaufträge lassen sich einzelneProdukte schnell und einfach verschieben bzw. kurzfristig einfügen. Die für Maintal implementierten Features bilden heute die Basis für FOODline, die neue GSD Lösung für die Lebensmittelbranche.

Das Unternehmen:

Die Maintal Konfitüren GmbH bietet ihren Kunden eine riesige Auswahl an Konfitüren, Gelees, Fruchtaufstrichen und Marmeladen. Bereits im Jahr 1886 gründete Josef Müller jr. im unterfränkischen Haßfurt einen Großhandel für Vegetabilien und Landesprodukte. 1889 begann das Unternehmen Marmeladen und Gelees herzustellen. Seit 1999 leitet mit Anne Feulner und Klaus Hammelbacher bereits die vierte Generation die Geschicke des Konfitürenherstelllers.

Die Herausforderung:

Optimierung von Produktionsplanung und -vorbereitung. Erhöhung der Transparenz in Warenwirtschaft und Produktion u.a. durch Chargenrückverfolgung und Prüfergebnisse von Rohstoffchargen. Scannergesteuerte Lagerverwaltung mit Einlagerungs- und Entnahmevorschlägen.

Die Entscheidung für GSD Software®:

Einsatz von ERPframe und DATAframe. Gründe für die Entscheidung: breiter Funktionsumfang im Standard. Einfache Anpassbarkeit an individuelle Prozesse. Hohe Brancheneignung der Software.

Fazit und Ausblick:

Erhöhung der Transparenz in der Warenwirtschaft, z.B. durch verbesserte Nachvollziehbarkeit der Chargenherkunft. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Optimierung von Produktion, Versandabwicklung und Kontraktverwaltung. Virtualisierung der Serverumgebung für eine erhöhte Systemsicherheit.

„Mit ERPframe sind wir während des Auswahlprozesses auf eine Lösung gestoßen, die viele der von uns gestellten Anforderungen bereits ohne großen Anpassungsaufwand erfüllt.“

Robert Mahr

IT-Leiter, Maintal Konfitüren GmbH

„Konfitüren, die verführen“

Die Maintal Konfitüren GmbH gehört heute zu den ältesten und traditionsreichsten Konfitürenunternehmen in Deutschland. Bereits im Jahr 1886 gründete Josef Müller jr. im unterfränkischen Haßfurt einen Großhandel für Vegetabilien und Landesprodukte und handelte zunächst hauptsächlich mit Tee, Kräutern, Dörrobst und Hiffenkernen. 1889 begann man dann Marmeladen und Gelees herzustellen. Seit 1999 leitet mit Anne Feulner und Klaus Hammelbacher bereits die vierte Generation die Geschicke des Unternehmens. Heute bietet Maintal seinen Kunden eine riesige Auswahl an Konfitüren, Gelees, Fruchtaufstrichen und Marmeladen.

Transparenz als Ziel!

Die Firma Maintal hatte es sich zum Ziel gemacht, mit der Einführung einer neuen Softwarelösung die Nachvollziehbarkeit in den Bereichen Warenwirtschaft und Produktion zu erhöhen. Hierfür waren Funktionen wie Chargenrückverfolgung und Prüfergebnisse von Rohstoffchargen ausdrücklich von Maintal gefordert. Für die Unterstützung der Lagerorganisation war eine Scannergesteuerte Lagerverwaltung mit Einlagerungs- und Entnahmevorschlägen gewünscht. Die Optimierung von Preismanagement, Produktionsplanung und -vorbereitung, Auftragsbearbeitung, Disposition und Versand waren nach Aussage von Robert Mahr, IT-Leiter der Maintal Konfitüren GmbH, weitere unablässige Anforderungen an das auszuwählende System.

Die Entscheidung für die branchenorientierte Gesamtlösung der Firma GSD

Die hohen Anforderungen, die die Firma Maintal an die einzuführende Software stellte, ließen nur die Entscheidung für ein System mit breitem Funktionsumfang im Standard zu. „Mit ERPframe® sind wir während des Auswahlprozesses auf eine Lösung gestoßen, die viele der von uns gestellten Anforderungen bereits ohne großen Anpassungsaufwand erfüllt.“, erklärt Robert Mahr hierzu. Neben dem hohen Funktionsumfang sei die Flexibilität der GSD Lösung ausschlaggebend für die Entscheidung gewesen. „Uns war schnell klar, dass wir gerade als Unternehmen aus dem Lebensmittelbereich mit der branchenorientierten Software von GSD bestens ausgestattet sein würden.“, ergänzt Herr Mahr.

„Insgesamt arbeiten wir seit der Einführung von ERPframe sowohl in der Lagerwirtschaft als auch in der Produktion deutlich effizienter.“

Robert Mahr

IT-Leiter, Maintal Konfitüren GmbH

Fazit: Effizientes Arbeiten in Produktion, Warenwirtschaft und Verkauf!

Seit 2006 hat die Maintal GmbH nun ERPframe als Nachfolgeprodukt des Vorgängers WWS v.5 inklusive der auf die Nahrungsmittelindustrie zugeschnittenen Branchenfunktionen im Einsatz. Durch die neuen Möglichkeiten zur Chargenrückverfolgung ist seit der Produkteinführung auf einen Blick ersichtlich, welche Rohstoff-Chargen in welche Fertigprodukt-Chargen einfließen, und welche Kunden diese Chargen bezogen haben. Für die Anforderungen hinsichtlich der Entscheidungsunterstützung wurde mit DATAframe die GSD Lösung für Controlling und Reporting angebunden. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten bilden somit die zentrale Grundlage für das Controlling.

Einlagerungs- und Entnahme-Vorschläge aufgrund definierter Entnahme-Strategien wie Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) und Lagerungsort helfen dabei, in der Lagerwirtschaft Zeit und Kosten zu sparen.

„Insgesamt arbeiten wir seit der Einführung von ERPframe sowohl in der Lagerwirtschaft als auch in der Produktion deutlich effizienter.“, bekräftigt Robert Mahr. Auch die Prozesse im Verkauf konnte das Projektteam laut Herrn Mahr mittels hilfreicher Funktionen optimieren. Über speziell für Maintal angepasste Module könne man nun komplexe Preis- und Konditionsvereinbarungen mit Kunden gestalten. Daneben seien im Projekt alle Anforderungen an die Versandabwicklung durchgängig erfüllt worden; darunter der elektronische Datenaustausch mit Speditionen sowie die NVE-Verwaltung, über die die versandte Ware auf ihrem gesamten Lieferweg eindeutig identifiziert werden kann. Für das Einkaufs-Team brachte eine Optimierung der Kontrakt-Verwaltung einen enormen Zeitvorteil. Die manuelle Verwaltung über die Tabellen-Kalkulations Software konnte somit entfallen.

Im Jahr 2011 schließlich wurde in einem letzten Schritt die komplette Server-Umgebung virtualisiert. Eine Maßnahme, so Robert Mahr, die zahlreiche Vorteile im Bereich Sicherheit für das Unternehmen hervorbringt. Im Falle eines Server-Ausfalls z.B. besteht die Möglichkeit, das System durch die sog. „Snapshot-Technologie“ schnellstmöglich in der virtuellen Umgebung wieder herzustellen. Der hohe Nutzen, den Maintal durch die ERP-Einführung
genießt, ist somit langfristig sichergestellt.

KLINGER Bartsch GmbH, Wallenhorst

Durchgängige Prozessoptimierung mit der Lösungswelt von GSD Software

Die Bartsch GmbH aus Wallenhorst nutzt die Komplettlösung von GSD Software für eine einheitliche Kommunikation, ein durchgängiges elektronisches Dokumentenmanagement und die Optimierung von Fertigung und Warenwirtschaft inkl. Variantenkonfigurator. Über alle Bereiche hinweg sind komplexe Auswertungen und Analysen zur Entscheidungsunterstützung möglich.

Das Unternehmen:

Seit ihrer Gründung im Jahr 1973 ist die KLINGER Bartsch GmbH eines der ersten Unternehmen, das auf dem europäischen Markt auf die Sparte Umweltschutz setzt und asbestfreie Dichtungen produziert. Die fast ausschließlich aus Graphit und Kohle hergestellten Produkte ermöglichen den Kunden einen weitgefächerten Einsatz in der Dichtungstechnik.

Die Herausforderung:

Durchgängige Optimierung der Bereiche Warenwirtschaft, Produktion, Kommunikation und Dokumentenmanagement. Hohe Funktionalität und Flexibilität sowie Stabilität der einzuführenden Software. Differenzierte Auswertungsmöglichkeiten sowohl auf Produktbereichs- als auch kumuliert auf Gesamtunternehmensebene.

Die Entscheidung für GSD Software®:

Einsatz von ERPframe und DATAframe. Gründe für die Entscheidung: breiter Funktionsumfang im Standard. Einfache Anpassbarkeit an individuelle Prozesse. Hohe Brancheneignung der Software.

Fazit und Ausblick:

Realisierung einer vollintegrierten und flexiblen Lösung ohne Schnittstellenprobleme. Erhöhung der Transparenz in Warenwirtschaft und Produktion. Optimierung von Kommunikation und Dokumentenfluss. Reduzierung des manuellen Aufwands. Einführung von Barcodelesern und Reduzierung von papiergebundenen Dokumenten für die Zukunft geplant.

Umweltverträgliche Produkte für einen weitgefächerten Einsatz in der Dichtungstechnik

Seit ihrer Gründung im Jahr 1973 ist die KLINGER Bartsch GmbH eines der ersten Unternehmen, das auf dem europäischen Markt auf die Sparte Umweltschutz setzt und asbestfreie Dichtungen produziert. Die fast ausschließlich aus Graphit und Kohle hergestellten Produkte ermöglichen den Kunden einen weitgefächerten Einsatz in der Dichtungstechnik. Seit Gründung der Firma werden ausschließlich der technische Handel und Dichtungshersteller beliefert. Weiterhin werden im Bereich Wasserstrahl-Schneidtechnik seit 1998 unterschiedlichste Materialien geschnitten. Die Firma Bartsch GmbH ist nach der DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Die Qualitätssicherung ist der Geschäftsführung direkt unterstellt.

Hohe Anforderungen: Funktionalität und Performanz!

Die Herausforderungen, die die KLINGER Bartsch GmbH an die auszuwählende Software stellte, waren sehr breit gefächert. Sowohl die Bereiche Warenwirtschaft und Produktion als auch die Kommunikation und das Dokumentenmanagement sollten durchgängig aus einer Hand unterstützt werden. Darüber hinaus war laut Martin Einfeldt, Geschäftsführer bei Bartsch, ein Analysetool für die Auswertung sämtlicher Geschäftsprozesse gefordert. Wichtig war den Entscheidern zunächst, die in der bereits bestehenden ERPSoftware auf MS-DOS-Basis enthaltenen Funktionalitäten vollständig abbilden zu können. Vorhandene Daten wie Kunden-, Artikel- und Lieferantenstamm sollten vom neu einzuführenden System übernommen und in vollem Umfang genutzt werden können. „Insbesondere die Varianten der vorhandenen Artikel mit ihren Zusatzinformationen durften nicht verloren gehen.“, erklärt Martin Einfeldt. Eine weitere wichtige Anforderung war eine hohe Performance der Software im Hinblick auf Stabilität und Geschwindigkeit des Systems. Daneben sollte eine Technologie genutzt werden, die flexible Anpassungen der Lösung an sich verändernde Geschäftsprozesse auch in Zukunft zulässt.

„Hier werden Unternehmensprozesse, die langjährig auf ihre Effektivität hin optimiert wurden, in der Software abgebildet und nicht umgekehrt der Software angepasst.“

Martin Einfeldt

Geschäftsführer, KLINGER Bartsch GmbH

Flexibilität, die überzeugt

Hauptentscheidungskriterium zu Gunsten der Software von GSD war laut Aussage des Bartsch Geschäftsführers die hohe Flexibilität und damit die einfache Anpassbarkeit der Software. „Prozesse und Abläufe können mit der Lösungswelt der GSD sehr flexibel in der Software angepasst werden. Hier werden Unternehmensprozesse, die langjährig auf ihre Effektivität hin optimiert wurden, in der Software abgebildet und nicht umgekehrt auf die „Notwendigkeiten“ der Software angepasst.“, erläutert er hierzu. Er hebt besonders den GSD-Ansatz hervor, die wichtigsten Geschäftsprozesse bereits im Standard abzubilden und darüber hinaus eine hohe Flexibilität durch individuelle Lösungen zu gewährleisten. Die Möglichkeit, die Software vollständig an die eigenen Prozesse anzupassen, und nicht umgekehrt die internen Abläufe an die Software angleichen zu müssen, sei aus Sicht der Projektverantwortlichen bei Bartsch ausschlaggebend gewesen. Ein überschaubarer Programmieraufwand unterscheide GSD Software dabei deutlich von anderen Anbietern. „Eine andere Lösung nach dem Motto Standard plus Individuallösung, ist uns in dieser Konstellation nicht bekannt.“, ergänzt Martin Einfeldt. Auch die guten Erfahrungen mit der ERP-VorgängerVersion von GSD auf MS-DOS-Basis, die bereits seit 1999 bei Bartsch im Einsatz war, seien ein Faktor für die Entscheidung zu Gunsten von GSD gewesen. Diese zeichnete sich ebenso durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus wie die aktuellen GSD Lösungen.

Fazit: Eine integrierte Lösung für die abteilungsübergreifende Geschäftsprozessoptimierung!

Dass es die richtige Entscheidung war, wieder durchgängig auf GSD Software zu setzen, macht Martin Einfeldt glaubhaft deutlich. Durch die Verknüpfung sämtlicher Funktionsbereiche von ERP über DMS und Kommunikation bis hin zu einem intelligenten Berichtswesen entstand bei Bartsch eine integrierte und flexible Gesamtlösung ohne Schnittstellenproblematik. „Im Vergleich mit anderen Softwarelösungen kann ich sagen, dass die angefallenen Kosten sich bereits jetzt durch die Erweiterung der Möglichkeiten bei jedem GSD Produkt gelohnt haben.“, erklärt Martin Einfeldt hierzu. Dies sei nicht zuletzt auch auf die einfache Handhabung des Themas „Schnittstellen“ zurückzuführen: Da die Übergabemöglichkeiten der GSD Produkte an Fremdsoftware variabel zu konfigurieren sind, konnte das Unternehmen alle gestellten Anforderungen mit Hilfe der Unterstützung der GSD erfüllen. Unabhängig davon, ob die übergebenen Daten vom Finanzamt, von Wirtschaftsprüfern oder dem Steuerberater angefordert wurden. Durch die Flexibilität der GSD Produkte konnten die in mehreren Jahren erarbeiteten internen Prozeduren in einem effizienten Belegfluss abgebildet werden. Dies gilt nicht nur für Einzelaufträge, sondern u.a. auch für die Rahmen- und Abrufauftragsverwaltung. Alle Dokumente können durch direkten E-Mail- und Faxversand aus ERPframe®, dem ERP Modul von GSD, mit optisch ansprechenden Formularen zum Kunden gesandt werden. Ein weiteres Ausdrucken und anschließendes Faxen wird so in fast allen Fällen vermieden, der Aufwand wird minimiert.

Eine Reduzierung des Aufwands kann die Firma Bartsch auch bei der Jahresabschlussinventur mit Lagerbewertung gemäß einer fest definierten Durchschnittsmethode des Konzerns verzeichnen. Hier konnte die Bearbeitungszeit dank der neu eingeführten Software von ursprünglich zwei auf einen Tag gesenkt werden. In den Bereichen Produktion und Warenwirtschaft sei daneben auch der Variantengenerator hervorzuheben, mit dessen Hilfe sich zu jedem Artikel eine Vielzahl an Varianten generieren lässt. „Hierdurch bleibt die Übersicht über unseren Werkzeugpark mit über 18.000 Werkzeugen zur Herstellung von Reingraphitringen erhalten.“, erklärt Martin Einfeldt. Nicht zuletzt wird ERPframe® auch für die Preisfindung eingesetzt, insbesondere bei Stücklistenartikeln.

„Im Vergleich mit anderen Softwarelösungen kann ich sagen, dass die angefallenen Kosten sich bereits jetzt durch die Erweiterung der Möglichkeiten bei jedem GSD Produkt gelohnt haben.“

Martin Einfeldt

Geschäftsführer, KLINGER Bartsch GmbH

Die ausgereifte Mehrmandantenfähigkeit der Software ermöglicht es, die drei unterschiedlichen Produktbereiche mit jeweils unterschiedlichen Artikel-, Kunden- und Lieferantenstämmen der Bartsch GmbH übersichtlich darzustellen. So werden z.B. die Bereiche Wasserstrahlund Dichtungstechnik separat geführt. Jeder Mitarbeiter erhält nur die für ihn relevanten Daten. Für den Anwender erhöht sich dadurch die Übersicht. Die Datenpflege wird vereinfacht.

Sämtliche Kommunikationskanäle wie z.B. E-Mails und Faxe hat das Projektteam in der DMS- und CRM- Lösung DOCUframe® auf eine einheitliche Basis gesetzt. Eingehende Dokumente werden automatisch revisionssicher archiviert und dem Kunden zugeordnet. Sie stehen damit z.B. bereits beim Anruf eines Kunden auf einen Blick zur Verfügung. Dies beschleunigt das Reaktionsverhalten und verkürzt die Antwortzeit auf Rückfragen. Alle Dokumente werden in einer einheitlichen Datenbank geführt. Pflege und Organisation der Datenbank ist dadurch erheblich erleichtert. Dem einzelnen Mitarbeiter werden über Filtereinstellungen individuelle Cockpits zur Verfügung gestellt, die auf den jeweiligen Mandanten abgestimmt sind.

Mit dem GSD Analyse-Tool DATAframe® erzeugt Bartsch Auswertungen für komplexe Statistiken zur Entscheidungsunterstützung. Diese werden sowohl für interne Zwecke als auch für externe Anfragen genutzt. „Als bequeme Eigenschaft betrachten wir dabei die Möglichkeit, die Mandanten (Produktbereiche) einzeln auszuwerten und über die Konsolidierung der Mandanten ein Gesamtbild zu erhalten.“, erklärt Martin Einfeldt.

Auch die Kommunikation mit den Verantwortlichen der GSD hebt der Bartsch Geschäftsführer schließlich positiv hervor: „Die gute Kommunikation der GSD Mitarbeiter und das Verständnis für die Notwendigkeit individueller Prozesse hat den positiven Eindruck, den wir von GSD hatten, gefestigt.“

Ausblick: Einführung von Barcodelesern und Reduzierung von papiergebundenen Dokumenten

Für die Zukunft plant das Unternehmen eine Verbesserung der Betriebsdatenerfassung durch Einführung von Barcodelesern. Man wolle dadurch nicht nur exaktere Aussagen über die benötigten Ressourcen treffen, sondern auch fertigungskritische Produkte besser identifizieren. Daneben sei geplant, über DOCUframe® durch vermehrtes Einscannen von externen Dokumenten die Archivierung von Papierdokumenten zu reduzieren sowie das Druckvolumen zu verringern.

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